10 порад, які допоможуть вам більш ефективно листуватися електронною поштою

Найкраща порада, яку я чув про роботу з електронною поштою та електронною поштою, - не відповідайте на електронні листи першим ділом зранку. Трохи парадоксально, але факт, що електронна пошта і продуктивність знаходяться в сварці один з одним. Якщо ми занадто одержимі цим, наша поштова скринька стає величезним ударом швидкості на шосе ефективності. Але це не повинно бути. З правильними звичками і методами ми можемо приручити звіра, який невинно чекає нас з того моменту, як ми прокинемося. Навіть за часів соціальних списків друзів і 140-символьних оновлень «літній» електронний лист залишається відданим засобом спілкування, можливо, просто за листуванням з SMS.

Ці поради не призначені для того, щоб привести вас до Святого Грааля Inbox Zero, але призначені для внесення невеликих змін у звичку електронної пошти, які, сподіваюся, зроблять вашу електронну пошту більш ефективною. Відкрийте поштову скриньку.

Діяти зараз!

Ваша поштова скринька - це складальна лінія. Обробте те, що перед вами, і відправте це. Тобто ваш девіз з моменту входу в систему повинен бути прочитаний - відповісти - видалити (або заархівувати). Багато з нас входять в наші облікові записи електронної пошти і просто читають листи, не роблячи ніяких дій. Рано чи пізно ми повинні повернутися до цього, і це просто означає подвоєння роботи і подвоєння витраченого часу. Тоді завжди є ризик пропустити важливий електронний лист у другому запуску. Таким чином, більш ефективно читати і відповідати негайно. Архівуйте прочитані електронні листи, щоб вхідні повідомлення містили найважливіші і найкорисніші з них.

Листи не є справами

Електронні листи можна перетворити на дієві елементи з мітками, як на Gmail, або з прапорами, як на Microsoft Outlook. Але їх легко втратити в безладі поштової скриньки. Більш ефективно зберігати важливі пункти в окремому місці та архівувати електронну пошту для подальшого використання. Ви можете перетворити електронні листи на корисні елементи двома способами:

Використання завдань у Gmail: відкрийте панель завдань, клацнувши список, що розкривається поруч з «Поштою». Завдання - це простий список справ, але дуже ефективний інструмент управління проектами. Просто натисніть і введіть, щоб додати нові завдання, встановити терміни виконання або додати нотатки, і позначте їх, як ви зробили. Ви можете підвищити продуктивність за допомогою гарячих клавіш. Наприклад, за допомогою Shift + T ви можете створити завдання на основі відкритого повідомлення.

Використовувати Google: ви можете увімкнути функцію створення документа в лабораторіях Gmail. Відкрийте лист. Клацніть «Докладніше» - «Створити документ». Тіло електронної пошти автоматично копіюється в Документ Google. Якщо у вас є комбінації клавіш у Gmail, ви можете натиснути G і W, щоб відкрити порожній Документ Google, поки ви перебуваєте в електронному листі.

Створіть свою особистість у підписі

Ось як виглядає мій офіційний підпис Gmail. Це було створено за допомогою WiseStamp оживити; безкоштовний акаунт дозволяє створювати два підписи, тому у мене є одна для особистих листів і одна для роботи. Мій підпис містить посилання на мої профілі в Twitter, LinkedIn, Facebook і Google +. З простим підписом я пропоную не тільки свій ідентифікатор електронної пошти як контактне посилання, але й інші, де зі мною можна зв'язатися. Підпис на основі профілю допомагає створити більш професійну електронну пошту і служить мостом для соціальних мереж. Ви навіть можете просувати свою роботу тільки з підписом електронної пошти.

Ви чули про шаблони?

Досить багато електронних листів, які з'являються, можуть бути оброблені з шаблонними відповідями. У Gmail Labs є функція під назвою «Консервовані відповіді», яка, як випливає з назви, може використовуватися для миттєвих і стандартних відповідей на звичайні електронні листи.

Активуйте Консервовані відповіді з Параметри - Лабораторії - Консервовані відповіді. Натисніть «Зберегти зміни». Складіть новий електронний лист або відповідь, натисніть кнопку «Консервовані відповіді», яка знаходиться трохи нижче теми. Ваша перша готова відповідь налаштована. Ви можете налаштувати декілька відповідей, які можна використовувати як шаблони для звичайних листів. Кілька років тому Марк почав використовувати консервовані відповіді в двох статтях, які актуальні і сьогодні:

• Заощаджуйте час за допомогою шаблонів електронної пошти Gmail за допомогою «Консервовані відповіді»
• Створіть автоматичну відповідь електронною поштою за допомогою нового фільтра Gmail

Не турбувати - вимкнути сповіщення

Ефективність електронної пошти залежить від того, що ви надсилаєте, а також від того, що ви запрошуєте. На кожному сайті, на який ви входите електронною поштою, сповіщення за замовчуванням увімкнено. Ніщо так не вбиває продуктивність, як постійний потік повідомлень з Facebook, Twitter, Google +, Pinterest тощо. Вимкни їх. Вам потрібні повідомлення, коли ви відвідуєте самі сайти? Зрозумійте, що легко втратити фокус і дуже важко повернути його.

Сядьте один день... і відпишіться

Одним з головних винуватців безладу електронної пошти є інформаційні бюлетені, професійні передплати та джерела новин. Якщо ви виконаєте аудит всього, на що ви підписані, ви можете виявити, що більшість з них не потрібні. Але вони стали тим лісом, за яким ти сумуєш за деревами. Пріоритетний допомагає певною мірою. Але найкращий спосіб - відписатися від них вручну. Це забирає багато часу, але ви отримуєте чистішу поштову скриньку. Ви також можете керувати своїми підписками, використовуючи такі сервіси, як - Unroll.me і Swizzle

Гробити нитки

Потокові розмови - це здорово. Вони полегшують читання електронної пошти, але у них також є звичка перетворюватися на довгий, іноді громіздкий ланцюжок. Можливо, ви помітили, що в більшості листів зазвичай вказується весь діалог в останньому надісланому/отриманому листі. Таким чином, ви можете зберегти тільки останній лист і вилучити залишилося до нього.

Тримайте це коротко

Одна з моїх улюблених мозолів - це однозначні відповіді, в яких нічого не сказано, крім «ОК» або «Спасибі». Відкриття і читання їх забирає частку хвилини, а протягом напруженого дня це може скластися. Так, але тримайте ваші листи короткими. Це допомагає відправнику, а також одержувачу. Обріжте свою електронну пошту так, щоб вони відповідали основам. Крім того, структуруйте свою пошту для кращої читабельності. Використання маркірованих точок або чітко визначених абзаців допомагає швидше сканувати електронну пошту. Добре згадати правило п'яти пропозицій Гая Кавасакі -

«Все, що вам потрібно зробити, це пояснити, хто ви є, що ви хочете, чому ви повинні отримати це, і коли вам це потрібно».

А потім наступна порада завжди священна.

Предмет... предмет... предмет

З мого досвіду, я пропустив важливі електронні листи. Я також відкрив електронні листи, які здавалися важливими. У обох було одне спільне - погано сконструйована сюжетна лінія. Потрібно кілька секунд, щоб придумати розумну тему, яка відображає повідомлення. Знову ж таки, це допомагає як відправнику, так і одержувачу, оскільки стає легше отримувати електронну пошту пізніше або за допомогою пошуку, або навіть вручну. Пам'ятайте - «LOL» не є предметом!

Дивись, мамо, без рук!

Ефективність електронної пошти, на жаль, вимагає зворотного. Ваша ефективність значно покращиться, якщо ви вивчатимете комбінації клавіш замість того, щоб покладатися на клацання мишею. Настільні клієнти, такі як Outlook і Thunderbird, підтримують поєднання клавіш, і з ними легко переміщатися по ланцюжках розмов. А як щодо Gmail? Ці поради повинні охоплювати всі, а деякі ще:

• ЗВАНТАЖИТИ Корисні ярлики Gmail Ярлики
• Комбінації клавіш для Gmail: корисне розширення, яке допоможе вам з поєднаннями клавіш для облікового запису Gmail [Chrome]
• Швидко вивчіть комбінації клавіш Gmail з KceRocket для Gmail, щоб скористатися клавіатурними скороченнями Gmail для Gmail

Електронні листи, можливо, схожі на тих партнерів, з якими ви не хочете жити, але також не можете жити без них. Але, як і будь-який партнер, він може бути і для вашої продуктивності. Нам потрібно грати правильно. Управління електронною поштою було нашою улюбленою темою тут, на.com. Вам не знадобиться порада, але ми з нетерпінням чекаємо вашого. Два застереження тут - я заснував більшу частину цього поста на Gmail, так як це популярний вибір, а також я уникав згадки про використання папок, ярликів і фільтрів та інших більш очевидних порад робочого процесу.

Отже, яка найкраща порада, яку ви отримали, яка може допомогти всім нам більш ефективно працювати з електронною поштою?