Як звільнити силу шаблонів у 7 кращих інструментах для підвищення продуктивності

Як правило, програмні додатки існують для забезпечення зручності та оптимізації роботи. Зазвичай вони пропонують безліч ефективних інструментів, які допоможуть вам підвищити продуктивність.

Розблокуйте шпаргалку «Основні ярлики Microsoft Office» прямо зараз!

Це підпише вас на нашу розсилку

Введіть адресу електронної пошти

[] [] [] [] розблокування

Прочитайте нашу політику конфіденційності

Але що, якщо я скажу вам, що незалежно від того, який додаток ви використовуєте, швидше за все, ви не використовуєте його повною мірою?

Щоб отримати більше користі зі своїх повсякденних інструментів, навчіться розкривати можливості шаблонів.

Чому шаблони?

Візьміть текстові процесори, наприклад. Кожного разу, коли ви створюєте новий документ, ви починаєте з нуля. Це ідеально і необхідно, якщо ви створюєте щось нове, інноваційне або свіже. Але якщо ви створюєте документ, який має універсальний дизайн, ви просто втрачаєте час.

Незалежно від того, яку програму ви використовуєте, і незалежно від того, який тип проекту ви запускаєте, у нього, ймовірно, вже є готовий шаблон. Якщо це не так, ви зазвичай можете створювати свої власні шаблони для подальшого виклику.

Використання цього підходу до щоденної продуктивності може поліпшити ваше життя, заощадивши ваш час, допомагаючи вам виконувати велику роботу і, можливо, навіть допомагаючи вам знаходити нові формули для ваших повсякденних завдань, про які ви навіть не думали.

Тому, коли ви берете на себе зобов'язання використовувати шаблони, важливо знати, чому шаблон вартий вашого часу.

Як визначити хороший шаблон

Першим кроком до вибору будь-якого шаблону є визначення саме того, що вам потрібно з нього. Для чого ви збираєтеся його використовувати? Яку інформацію ви збираєтеся включити?

Звичайно, це також залежатиме від програми, яку ви плануєте використовувати. Це підводить мене до наступного пункту:

Переконайтеся, що ви розумієте всю область застосування програми, для якої ви отримуєте шаблон. Переконайтеся, що ви розумієте всю область дії шаблону.

Іншими словами, які речі ви зможете зробити з цим? Чи є якісь зміни або правки, які ви не можете зробити? Які обмеження або обмеження вам необхідно знати? Чи є елементи, які повинні бути представлені певним чином?

Будь-який хороший шаблон є гнучким і налаштованим. Ви повинні бути в змозі перетворити його саме на те, що вам потрібно, якщо це вже не так.

Зараз ці поради здаються узагальненими, але ви зрозумієте їх цінність, як тільки зануритеся і почнете шукати шаблон. Не забудьте записати і вказати, що вам потрібно з шаблону в першу чергу, і йти звідти.

Шаблони для популярних програм

Далі ми розглянемо кілька прикладів шаблонів для декількох популярних програм. Зверніть увагу на тип вибраних шаблонів і спробуйте зробити те саме для ваших власних програм - особливо якщо їх немає в списку.

За допомогою ефективних шаблонів ви можете розкрити справжній потенціал ваших програм і підняти досвід роботи з програмним забезпеченням на новий рівень.

Асана

Асана, якщо ви ще не знайомі, це командний інструмент управління проектами. Що ще більш важливо, це інструмент соціальної організації для невеликих і великих команд, що включає в себе вбудований чат, взаємодії і багато іншого.

Це дозволяє вам залишатися на зв'язку з вашою командою, створювати і організовувати проекти і розподіляти обов'язки між членами команди. Ви можете організовувати проекти різними способами, з різними завданнями, щоб скласти єдине ціле. Є кілька інструментів і функцій, щоб збільшити ваш досвід теж. Наприклад, будь-хто може прикріпити файли з хмарних сервісів зберігання, таких як Dropbox, або завантажити їх для доступу в Інтернеті. Це дозволяє легко обмінюватися файлами між членами команди.

На відміну від деяких інших програм у цьому списку, ви не можете завантажувати готові шаблони для використання в Asana. Але ви можете створювати власні шаблони, щоб використовувати їх у будь-який час.

Є кілька способів зробити це. Ви можете або створити шаблон з нуля, з повним наміром використовувати його як шаблон з самого початку, або ви можете перетворити існуючий проект або завдання на шаблон, що дозволить вам зберегти поточну структуру.

Це відмінно підходить для таких завдань, як створення нових клієнтських контрольних списків, маркетинговий контент, плани забезпечення якості, матеріали для нових співробітників і багато іншого. Ви можете зберегти поточну структуру або макет як основу для повторного використання та зміни для майбутніх завдань і проектів.

Повний ресурс для роботи з шаблонами в Asana можна знайти тут.

Asana може вільно використовувати для команд до 15 осіб, або 8,33 $ (оплачується щорічно) на учасника для великих команд.

Canva

Одна з найкращих переваг Canva, інструмента для онлайн-редагування та дизайну зображень, полягає в тому, що існує безліч шаблонів, з якими можна працювати.

Canva - це, по суті, менш складний Photoshop сучасного графічного дизайну Він потужний, і в додатку доступно безліч ресурсів для створення графіки, необхідної для публікацій в блогах, друкованих ресурсів і багато чого іншого. Ви можете використовувати існуючі фігури, зображення, стилі шрифтів та візуальні елементи для створення саме того типу графіки, який вам потрібен.

Вибір існуючого шаблону для роботи в Canva дуже простий. Просто запустіть програму, і вам буде запропоновано безліч варіантів на вибір.

Можливо, ви не знаєте, що за допомогою облікового запису Canva for Work ви можете створювати і зберігати свої власні фірмові шаблони для використання в будь-який час. Це просто, так як варіанти прямо перед вами.

Існує обхідний шлях, який ви можете використовувати для стандартної версії Canva для особистого використання. Програма автоматично зберігає всі попередні документи, які ви створили, за умови, що ви увійшли до системи. Будь ласка, створіть новий документ, а потім заповніть його загальними зображеннями та контентом.

Пізніше ви можете редагувати існуючий документ, створюючи його копію і перейшовши звідти. Це як власний шаблон!

Canva Basic безкоштовна, але є обмеження на контент, який ви можете включити в свою графіку. Ви можете платити окремо, щоб використовувати певні графічні елементи з програми, і витрати будуть варіюватися.

Вартість Canva for Work становить 12,95 дол. США на місяць для кожного дизайнера в команді, якій необхідний доступ до інструменту, і ця ціна знижується до 9,95 дол. США на місяць, якщо ви платите щорічно.

Kanbanize

Kanbanize, популярний інструмент керування Kanban і гнучкою системою керування, має вбудовану підтримку власних типів карт і шаблонів.

Інструмент використовується для оптимізації робочих процесів, надаючи візуалізовану дошку прогресу. По суті, це цифрова версія процесу Канбан. Ви створюєте так звану дошку проекту, яка діє як дошка або дошка. Потім ви створюєте картки завдань для всіх різних кроків, які необхідно виконати, щоб завершити ваш проект - вони діють як нотатки. Ці карти завдань призначаються окремим членам команди і допомагають вам відстежувати, що було виконано і що ще потрібно зробити.

Зазвичай вам потрібно створювати карти завдань і проектні дошки з нуля, редагуючи всі окремі атрибути, поля і деталі в міру необхідності. Щоб спростити завдання, Kanbanize надає вам змогу створювати шаблони цих елементів.

Інструмент дозволяє вам змінювати готові шаблони карток завдань, щоб вам не потрібно було створювати їх кожен раз. Це особливо зручно, якщо є атрибути, які ви регулярно використовуєте, і ви можете робити те ж саме з дошками проектів, щоб зберігати поля і атрибути узгодженими в декількох проектах.

Налаштування шаблону в Kanbanize досить інтуїтивно зрозуміле, але якщо ви бажаєте докладні кроки, на сторінці також є прості інструкції на сторінці «Типи карт і шаблони».

Kanbanize пропонує безкоштовну пробну версію до 1000 акцій. Після цього це становить 9 доларів на члена команди на місяць (оплачується щорічно) для невеликих груп до 20 користувачів. Для великих організацій це 15 доларів на користувача на місяць.

Гугл документи

Google Docs - це універсальний хмарний текстовий процесор. Якщо ви коли-небудь користувалися Microsoft Word, OpenOffice або подібними інструментами, це майже те ж саме, за винятком того, що це онлайн-додаток. Існують також мобільні та планшетні версії інструменту, що дозволяють редагувати документи на ходу, а також є функція автономного режиму, коли вам потрібно залишити захищений міхур Wi-Fi.

Як і більшість текстових процесорів, ви можете завантажити готові шаблони для створення документів за допомогою інструмента. Тип потрібного вам шаблону залежить від проекту або контенту, над яким ви плануєте працювати. Наприклад, існують шаблони для календарів, супровідних листів, резюме, рахунки-фактури, бізнес-плани, терміни проекту та багато іншого.

Тут ви знайдете деякі з найкращих готових шаблонів Google Docs, які виділені тут.

Ви також можете легко створити власний шаблон, зберігши документ з базовим вмістом, а потім скопіювавши цей файл для редагування.

Hootsuite

Hootsuite - це надпотужний інструмент соціального маркетингу, який дозволяє вам керувати соціальними обліковими записами і розміщувати контент в різних соціальних мережах.

Те, що робить його великим для великих і малих підприємств, - це те, що він пропонує кілька лаконічних аналітичних інструментів, що підходять для публікованого вами соціального контенту. Ви можете відстежувати рівні залученості, перегляди, відсоток охоплення та багато іншого.

Одна з чудових особливостей Hootsuite - а їх багато - це те, що ви можете створювати шаблони користувальницьких соціальних повідомлень. Це дозволяє вам повторно використовувати контент, який ви будете постійно публікувати. Цієї функції вкрай не вистачає більшості соціальних мереж, особливо з точки зору багатьох блогерів і власників малого бізнесу.

Наприклад, припустимо, у вас є просування по службі протягом усього місяця, про який ви хочете, щоб ваші соціальні передплатники знали. Замість того, щоб створити новий соціальний запис з нуля кожного разу, коли ви бажаєте надіслати рекламний контент, ви можете зберегти повідомлення як шаблон для подальшого використання. Потім протягом місяця ви можете відкрити цей шаблон і запланувати соціальні пости - ідентичні або злегка відредаговані кожен раз.

Якщо вам цікаво, як налаштувати шаблони, ви знайдете докладні інструкції тут.

Hootsuite Pro, який дозволяє використовувати до 10 користувачів, оплачується в розмірі 9,99 доларів на місяць. Компанія Hootsuite Business, призначена для великих команд, не має зазначеної ціни для кожного користувача, тому вам необхідно зв'язатися зі службою підтримки для отримання додаткової інформації.

FreshBooks

Керувати бізнесом, великим або маленьким, - непросте завдання, особливо коли мова йде про управління фінансами. FreshBooks - це інструмент бухгалтерського обліку, який повідомляє, що він може вивільнити в середньому два цілих дні на місяць для клієнтів, які в іншому випадку були б витрачені на виконання звичайних завдань бухгалтерського обліку.

Це альтернатива QuickBooks, яка чудово працює і має мінімальний, але при цьому функціональний інтерфейс.

Я не можу пройтися по кожній функції сервісу, тому що я б тут весь день - там багато. Те, про що я можу говорити, це відмінна підтримка шаблонів, яку пропонує додаток.

У FreshBooks вже є готовий шаблонний інструмент для створення рахунків і оцінок. Ви можете налаштувати шаблони прямо з панелі адміністратора вашого акаунта. Це дозволяє зменшити час, який ви зазвичай витрачаєте на створення документів такого типу, попередньо налаштувавши необхідну інформацію і поля. Таким чином, коли прийшов час відправити рахунок клієнту або генеруйте оцінки, вам потрібно всього лише відредагувати невеликий пакет інформації.

FreshBooks становить $39,95 на місяць для Преміум-плану, який дозволяє виставляти рахунки необмеженій кількості клієнтів і створювати необмежену кількість рахунків і звітів. Якщо вам потрібно виставити рахунок тільки 50 клієнтам або менше, ви можете отримати план Plus за 24,95 доларів на місяць, який також пропонує необмежену кількість рахунків і звітів.

Zapier

Zapier - потужний інструмент, який може допомогти вам автоматизувати завдання., визначивши ряд тригерів і дій. За допомогою програми ви створюєте щось, що називається «zap», яке служить загальним правилом або шаблоном для дії, яку ви хочете виконати.

Цей інструмент можна використовувати для з "єднання двох програм, підтримуваних Zapier, одна з одною для виконання роботи.

Наприклад, ви можете налаштувати zap або правило, яке автоматично зберігає вкладення Gmail у ваш обліковий запис Dropbox. Ви також можете налаштувати правила для створення карти Trello щотижня, заповнювати нові рядки в Google Sheets зведеними звітами RescueTime і багато іншого.

По суті, кожне правило або дія, яку ви створюєте в Zapier, є шаблоном.

Цей інструмент неоціненний для власників бізнесу і тих, хто працює в швидко мінливому середовищі. Ви можете автоматизувати різні завдання за допомогою понад 500 сторонніх програм, таких як Facebook, Dropbox, WordPress, Google Drive, Evernote та інших.

Подумайте, скільки часу ви могли б заощадити, автоматизуючи повсякденні завдання, які ви виконуєте на регулярній основі.

Zapier пропонує широкий вибір рівнів оплати: від базового (20 доларів на місяць) до Business Plus (125 доларів на місяць) та інфраструктури (250 доларів на місяць). Кількість правил, які ви можете створити, залежить від вибраного вами плану підписки.

Які шаблони ви почнете використовувати?

Шаблони, якщо вони ефективні, можуть заощадити вам багато часу і зусиль. Вони дозволяють вам пропустити спільні кроки в інструментах створення документів і завдань, щоб розібратися з дрібницями. З усіма переліченими вище програмами - і багатьма з них, не згаданими тут - ви можете завантажити шаблон і редагувати певні поля, щоб отримати саме те, що вам потрібно.

Ми всі могли б витратити трохи більше часу і, використовуючи шаблони, ви собі це точно собі дозволити.

Отже, як ви будете використовувати шаблони, щоб зробити ваше життя трохи простішим? Які шаблони ви вже використовуєте? Розкажіть нам у розділі коментарів нижче!