Time Management на практиці

Готуюся до організації семінару на роботі, створив невелику презентацію і вирішив, що інформація може бути комусь корисна. Планую розповісти про практичне управління часом в окремо взятій голові.

Про що хочу розповісти:

• Матриця Ейзенхауера
  • Важливе\термінове
  • Побудова списку справ на день (з плануванням часу)
• Принцип Парето
  • Як застосовувати на практиці
• Конфлікт інтересів

Матриця Ейзенхауера

Ейзенхауер був генералом армії в 1944 році, також був президентом США з 1953 по 1961 рік. Справ у нього було багато, а упустити щось важливе було не можна. Так і народилася матриця, що розділяє справи за важливістю і терміновістю.

Важливі справи - справи, результат виконання або невиконання яких має істотний вплив на зарплату\проект\угоду тощо.

Термінові справи - справи, що мають «термін придатності», повинні бути виконані ASAP (as soon as possible)

Сама матриця виглядає приблизно так:

Першими робляться справи, важливі і термінові одночасно, за ними термінові і в останню чергу важливі. Всі інші справи відкладаються на потім, їм судилося або розсмоктатися самим, або перейти в категорію важливих і\або термінових.

На просторах інтернетів знайшов подібну матрицю для роздруківки:

Побудова списку справ на день

Після використання описаної матриці щодня протягом 3-4 місяців, виявив для себе наступне:

1. Запланувати можна близько 6 годин при 8-ми годинному робочому вдень
2. Спочатку спланований і фактичний час будуть відрізнятися
3. Зберігайте історію за кожен день
4. Автоматизація планування можлива якщо є, що автоматизувати і ряд правил з обробки дій

Ніякий спеціальний софт я не використовував, задовольнявся простим екселем. Як це виглядало:

Час проставлявся в хвилинах, результат підсумовування виводився в годинах.

Принцип Парето

Вікіпедія ввічливо поділилася визначенням: Принцип Парето - емпіричне правило, назване на честь економіста і соціолога Вільфредо Парето, в найбільш загальному вигляді формулюється як «20% зусиль дають 80% результату, а інші 80% зусиль - лише 20% результату». Може використовуватися як базова установка в аналізі факторів ефективності будь-якої діяльності та оптимізації її результатів: правильно вибравши мінімум найважливіших дій, можна швидко отримати значну частину від планованого повного результату, при цьому подальші поліпшення неефективні і можуть бути невиправдані.

Для наочності в інтернетах мешкає така картинка:

Як застосовувати на практиці

На початку дня я намагався зробити максимальну кількість найбільш критичних справ. Для цього фільтрував список справ за пріоритетом, а потім сортував за тривалістю. Першими виконувалися «швидкі» справи, в результаті, через 2-3 години після початку робочого дня, я міг похвалитися 5-6 виконаними терміновими справами і спокійно занурювався у щось більш трудомістке.

Як це виглядало:

Конфлікт інтересів

Ситуація:

• Всі прилітаючі завдання за замовчуванням «важливі» і «термінові»
• Всім все треба «вчора»
• Кожен вважає свої хотілки найважливішими і пріоритетними
• Ти знаходишся «між двох\трьох\чотирьох вогнів»

Якими принципами керувався я:

• Попередити начальство та ініціаторів завдань, що не справляєшся\не встигаєш
• Попросити ініціаторів нових завдань домовитися з інціаторами вже існуючих про те, що їх завдання будуть зірвані за термінами на користь нового завдання
• Запитати поради у начальника\старших товаришів, яке із завдань термінове і важливіше
• Якщо відповідь «все термінове і важливе» (бажано в письмовому вигляді), робити в довільному порядку

І насамкінець статті ділюся своєю позицією з приводу браку часу:

Якщо часу не вистачає _, це означає ви затребувані і це добре.